אפיון דרישות מפורט ומדויק הוא הבסיס להצלחת כל פרויקט טכנולוגי, ובמיוחד כאשר מדובר בהטמעת מערכת הניהול מאנדיי.
מטרת האפיון היא הגדרה ברורה של המאפיינים העיקריים במערכת, הפונקציונליות הנדרשת, הארכיטקטורה הטכנית, ניהול הנתונים, שיקולי האבטחה, ממשק המשתמש, נקודות האינטגרציה והיבטי התחזוקה.
תהליך אפיון מאנדיי מתחיל בהבנת הצרכים והדרישות של המערכת
תהליך זה מסייע במניעת טעויות ואי-הבנות שעלולות לגרום לעיכובים בלתי צפויים ולעלויות נוספות. כלומר, אפיון מאנדיי משמש כחוזה בלתי כתוב, המספק לשני הצדדים תיאום ציפיות והגדרה מדויקת של מרחב העשייה. באופן זה, הלקוח מקבל תמורה מלאה עבור השקעתו, תוך הגדרת גבולות הפרויקט בצורה בהירה.
במהלך האפיון ניתנת גם התייחסות לתעדוף המשימות: אילו דרישות הן קריטיות ודחופות, ומה ניתן לדחות לשלב הבא. כך ניתן לבצע תכנון תקציבי מדויק, לתכנן את תהליך ההטמעה בצורה מסודרת, ולשלב את המערכת בצורה אופטימלית עם מערכות אחרות הקיימות אצל הלקוח.
רקע ופרטים כלליים
בשלב הראשון, יש לאסוף מידע מקיף על הארגון והפעילות שלו. יש לתאר את פעילות הליבה של החברה, את קהל היעד שלה ואת מדדי ההצלחה החשובים, כמו גם ציון אנשי הקשר המעורבים בתהליך ההטמעה, כולל שמותיהם, תפקידם וההיררכיה הארגונית שלהם.
שלב זה בתהליך אפיון מאנדיי יכלול גם את האתגרים שהמערכת נועדה לפתור, לצד החזון ארוך הטווח לשימוש בה. במסגרת זו יוגדרו היעדים העסקיים שהארגון מבקש להשיג והתוצאות הרצויות מהמערכת החדשה, תוך התאמה מלאה לצרכים הארגוניים והשאיפות העתידיות.
תיאור מפורט של התהליכים והפעילויות
יש לתאר באופן מפורט את התהליכים העסקיים הקיימים כיום, כולל האופן שבו הם מנוהלים. ניתן להוסיף תרשימי זרימה או תיאורים מילוליים הממחישים את מסע הלקוח או התהליכים הפנימיים, תוך דגש על מה שקורה בכל שלב. חשוב להדגיש אם יש משימות החוזרות על עצמן ולספק דוגמאות לכך.
יש לברר האם קיימים תאריכי יעד או דדליינים הדורשים תזכורות אוטומטיות, ולציין כמה אנשים מעורבים בכל תהליך, כולל טיב האינטראקציה ביניהם.
התאמת המערכת לסביבה הארגונית והחיצונית
אינטראקציה עם גורמים חיצוניים כמו ספקים, לקוחות או מתנדבים צריכה לקבל התייחסות, כולל בדיקה אם יש צורך בטפסי פנייה, תכתובות קבועות או אוטומציה של תהליכים קיימים. לשימוש בטפסים או אקסלים, יש לצרף דוגמאות רלוונטיות
כמו כן, אם כבר קיים חשבון מאנדיי, יש לציין את פרטי הגישה, תיאור של השימושים הקיימים ותיעוד של האופן שבו המערכת משמשת את הארגון כיום.
נתונים ודיווחים
בשלב זה יש לאפיין את סוגי הנתונים הנדרשים לניהול במערכת החדשה. יש להגדיר אילו דוחות נדרשים באופן שגרתי ומי יהיו המשתמשים הסופיים של הדוחות הללו.
יש לציין את המדדים החשובים לארגון ולספק דוגמאות לדוחות הקיימים, ולהגדיר את התצוגות הרצויות, כמו גאנט, עומסי עבודה, שלבים בתהליך וכדומה.
